Ratgeber · Vermietung
Ein sorgfältiger Termin schafft Klarheit für die ganze Mietzeit
Mit der Unterschrift unter den Mietvertrag ist die Vermietung noch nicht abgeschlossen. Erst die Übergabe legt fest, in welchem Zustand die Räume übergeben wurden.
Beim Einzug gehen Vermieter und Mieter gemeinsam durch die Räume. Was bei diesem Termin festgehalten wird, spielt oft Jahre später beim Auszug eine wichtige Rolle. Fehlen dann Angaben, entsteht schnell Streit über Schäden und Abnutzung.
In diesem Beitrag lesen Sie, was in ein Übergabeprotokoll gehört, wie Sie den Termin vorbereiten und worauf Sie bei Schlüsseln, Zählern und Mietsicherheit achten sollten.
Warum der Übergabetermin so wichtig ist
Das Protokoll dokumentiert den Zustand der Wohnung zum Zeitpunkt des Einzugs. Beide Seiten unterschreiben es und erhalten eine Ausfertigung. Beim späteren Auszug lässt sich so nachvollziehen, welche Mängel schon vorhanden waren und welche neu hinzugekommen sind.
Beweise für beide Seiten
Ein gutes Protokoll schützt nicht nur den Vermieter. Auch Mieter haben ein Interesse daran, dass vorhandene Kratzer oder Flecken festgehalten werden. So muss am Ende niemand für Schäden aufkommen, die er nicht verursacht hat.
Ohne Protokoll müssen Vermieter im Streitfall oft beweisen, dass ein Schaden erst während der Mietzeit entstanden ist. Das gelingt Jahre später kaum noch.
Auch wer mit den neuen Mietern schon gut ins Gespräch gekommen ist, sollte auf das Protokoll nicht verzichten. Gute Beziehungen können sich ändern, eine Unterschrift bleibt.
Den Termin gut vorbereiten
Eine Übergabe gelingt am besten in hellen, leeren und gereinigten Räumen. Offene Reparaturen sollten erledigt sein oder im Protokoll klar benannt werden.
- Vordruck für das Protokoll bereithalten
- Alle Schlüssel zählen und beschriften
- Zählernummern vorab notieren
- Bedienungsanleitungen für Geräte und Heizung zusammenlegen
- Kamera oder Smartphone für Fotos mitnehmen
Klären Sie vorab auch, wer die Versorger über den Einzug informiert. Meist melden Mieter Strom und Gas selbst an, während Wasser und Heizung oft über die Nebenkosten laufen.
Planen Sie für den Termin ausreichend Zeit ein. Wer unter Zeitdruck durch die Räume eilt, übersieht leicht einen Mangel.
Was im Protokoll stehen sollte
Ein vollständiges Protokoll folgt einer festen Ordnung. Raum für Raum werden Wände, Böden, Fenster, Türen und Sanitärobjekte geprüft und ihr Zustand beschrieben.
Zustand der Räume
Beschreiben Sie Mängel möglichst genau. Statt eines allgemeinen Hinweises auf Gebrauchsspuren hilft eine konkrete Angabe wie ein Kratzer im Parkett vor dem Fenster. Fotos mit Datum ergänzen die Beschreibung.
Gehen Sie dabei immer in derselben Richtung vor, etwa im Uhrzeigersinn. So bleibt keine Wand und kein Fenster unbeachtet.
Zählerstände und Schlüssel
Notieren Sie die Stände von Strom, Gas, Wasser und den Heizkostenverteilern jeweils mit Zählernummer. Halten Sie außerdem fest, wie viele Schlüssel welcher Art übergeben wurden.
Rauchwarnmelder und mitvermietete Geräte
Sind Rauchwarnmelder installiert, gehört ihr Vorhandensein ins Protokoll. Auch mitvermietete Geräte wie Herd oder Einbauküche sollten mit ihrem Zustand aufgeführt werden.
Typische Fehler beim Übergabetermin
- Zählerstände ohne Zählernummer notieren
- Mängel nur allgemein beschreiben
- Schlüssel nicht vollständig zählen
- Protokoll nur von einer Seite unterschreiben lassen
Jeder dieser Fehler macht das Dokument im Streitfall weniger aussagekräftig. Eine feste Vorlage und ein ruhiger Ablauf verhindern die meisten davon.
Hilfreich ist es, das Protokoll noch vor Ort gemeinsam durchzulesen. Unklare Formulierungen lassen sich dann sofort klären.
Mietsicherheit und Unterschriften
Die Kaution darf höchstens drei Monatsmieten ohne Betriebskosten betragen. Mieter dürfen sie in drei monatlichen Raten zahlen, die erste Rate ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig. Der Vermieter legt sie getrennt von seinem Vermögen an.
Endet das Mietverhältnis, wird die Kaution samt Zinsen zurückgezahlt, soweit keine berechtigten Forderungen bestehen. Auch dabei hilft das Protokoll vom Einzug.
Ich begleite die Übergabe und achte darauf, dass nichts vergessen wird. Mehr über meine Arbeit lesen Sie auf meiner Seite zur Immobilienvermietung.
Was beim Einzug sauber festgehalten wird, muss beim Auszug niemand mehr diskutieren.
FAQ
Häufige Fragen zur Übergabe der Wohnung
Ist ein Übergabeprotokoll gesetzlich vorgeschrieben?
Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Es ist aber dringend zu empfehlen, weil es den Zustand der Wohnung für beide Seiten belegt.
Wer muss das Protokoll unterschreiben?
Vermieter und Mieter oder ihre Vertreter unterschreiben es gemeinsam. Jede Seite erhält eine eigene Ausfertigung.
Können Mängel nachträglich ergänzt werden?
Fallen kurz nach dem Einzug weitere Mängel auf, sollten Mieter sie zeitnah schriftlich melden. Der Vermieter kann den Eingang bestätigen.
Gehören Fotos zum Protokoll?
Fotos sind keine Pflicht, sie machen die Beschreibung aber anschaulich. Am besten verweist das Protokoll auf die zugehörigen Aufnahmen.
Ratgeber
Mehr aus unserem Ratgeber
Ich begleite den Termin mit Ihren neuen Mietern und achte darauf, dass nichts vergessen wird.